Gestione documentale ARXivar

Una soluzione per la gestione documentale con oltre 1600 installazioni solo in Italia.

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La gestione documentale di ARXIvar

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on ARXivar puoi gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali e condividerle in modo ottimale e controllato. Le informazioni importanti possono essere di varia natura, non necessariamente legati obblighi legali o fiscali. Un sistema documentale di consente di ridurre drasticamente la carta in circolazione ma anche di organizzare in modo strutturato le tue informazioni vitali e di proteggerle.

Perchè è meglio avere una gestione documentale come ARXIvar

ARXIvar è in grado di aiutarti nella tua crescita salvaguardando e proteggendo le tue informazioni vitali aumentando l’efficienza della tua organizzazione. Perché:

  • Desidero ridurre la carta
  • Non voglio più gestire i rapportini di intervento di carta
  • Devo inserire i dati leggendoli da fogli di carta
  • Voglio conservare elettronicamente i miei documenti fiscali
  • Vorrei gestire tutti i documenti fiscali in formato digitale
  • Non trovo mai le informazioni quando servono
  • Voglio eliminare il mio archivio cartaceo che occupa spazio
  • Non riesco a condividere i documenti con i miei clienti fornitori
  • Vorrei raccogliere le firme delle consegne digilmente
  • Vorrei distribuire i cedolini su un portale web

Le funzionalità di ARXivar per la gestione documentale

Archiviazione dei documenti

  • Sostituisce interamente l’archiviazione su cartelle condivise nell’azienda.
  • Completa integrazione con TUTTE le fonti documentali presenti in azienda.
  • Semplice interfaccia di archiviazione integrata in tutte le maschere di salvataggio nel mondo MS Windows.
  • Si integra in tutti gli strumenti di posta elettronica e fax.

Gestione ciclo attivo

I documenti passano in maniera del tutto automatica dal gestionale ad ARXivar senza che l’operatore debba fare alcuna operazione. Il personale amministrativo produce il documento così come ha sempre fatto ed automaticamente viene archiviato completo di tutte le chiavi di ricerca, pronto per un eventuale ciclo di conservazione sostitutiva.

Gestione ciclo passivo

Al momento della registrazione del documento nel sistema gestionale il connettore ARXivar è in grado di intercettare i dati di profilazione e stampare un’etichetta barcode che riporta tutti di dati di contabilizzazione. L’operatore applica l’etichetta sulla prima pagina del documento appena registrato ed è pronto per una nuova registrazione. Terminate le operazioni di registrazione di tutti i documenti in ingresso, questi possono essere scansiti massivamente in una unica operazione.

Gestione delle revisioni e Log

  • In ARXivar un documento archiviato non è più modificabile, in quanto ARXivar garantisce l’integrità dei documenti. E’ comunque possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico sempre consultabile.
  • Elenco revisioni del documento in ARXivar Client. Pensiamo, per esempio, ad un documento che raggiunge nel suo ciclo di vita lo stato APPROVATO. Tale documento dovrà essere “cristallizzato” per impedirne la modifica da parte di utenti non autorizzati. È possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico delle revisioni sempre consultabile. Anche la gestione delle revisioni è legata al concetto di stato del documento.
  • Registrando nuove revisioni del documento, ARXivar assegna loro un numero progressivo univoco. L’ultima revisione diventa il documento principale mentre le revisioni risiedono in un archivio storico sempre consultabile.In base ai permessi assegnati all’utente/ gruppo ARXivar consente in modo interattivo di modificare il documento e salvarlo come revisione nuova
  • Tutte le operazioni (consultazione, modifica, multicanalità, ecc.) sono tracciate nel log della scheda documentale

Annotazioni e allegati

  • La scheda documentale può essere arricchita di annotazioni personali o di gruppo.
  • Possono essere allegati altri documenti secondari utili per la trattazione della scheda.
  • Annotazioni e allegati in ARXivar Client.
  • Le annotazioni sono legate alla revisione del documento archiviato e sono rese disponibili a tutti gli utenti ovvero possono essere protette per la consultazioni di alcuni utenti.
  • Le annotazioni inoltre possono essere legate al documento nel suo ciclo di conservazione sostitutiva.
  • Gli allegati sono legati alla revisione del documento archiviato e sono resi disponibili a tutti gli utenti ovvero possono essere protetti per la consultazioni di alcuni utenti.
  • Gli allegati possono essere riportati in conservazione sostitutiva così come allegati alle spedizioni operate in multicanalità.

Firma biometrica

ARXivar offre la possibilità di gestire la raccolta delle firme attraverso apparecchi in grado di registrare la firma biometrica ed apporla al documento da firmare. I device certificati e testati della Wacom sono in grado di rilevare, oltre la grafia, anche un’altra serie di informazioni che vengono rilevate durante l’azione della firma sulla tavoletta Wacom.
Il processo di registrazione di una firma biometrica è la seguente:

  • Si seleziona il documento da firmare da ARXivar
  • Si richiama la funzione di “Firma Biometrica”
  • Viene chiesto all’operatore di inserire il proprio PIN di autorizzazione alla raccolta della firma
  • Si chiede all’utente o cliente di apporre la propria firma attraverso la tavoletta Wacom
  • La firma viene salvata automaticamente sul documento digitale generato in formato PDF

Multicanalità

  • Consente una completa movimentazione dei documenti
  • Invio eMail / Fax
  • Servizi di postalizzazione (Poste Italiane, altri)
  • Gestione delle liste di distribuzione
  • Completa tracciatura delle movimentazioni
  • Movimentazione documenti in ARXivar
  • Integrazione con:
    1. MS Exchange
    2. Lotus Domino
    3. MS Outlook
    4. Lotus Notes
  • Principali Fax Server
  • Mette a disposizione un Fax Server integrato laddove non disponibile
  • Invio del documento originale oppure conversione diretta dei documenti da inviare in pdf
  • Ciclo di controllo e approvazione della postalizzazione tramite servizi integrati di Poste Italiane con controllo dei costi PRIMA della spedizione

Modelli

  • Centralizzazione e gestione semplificata di tutti i modelli aziendali.
  • Accesso controllato alla compilazione e revisione dei modelli.
  • Compilazione guidata e archiviazione automatica.
  • Compilazione modelli in ARXivar
  • Microsoft Office, OpenOffice, Adobe PDF: i documenti creati con questi strumenti possono diventare modelli a disposizione del personale aziendale in pochi minuti
  • I modelli corretti e sempre aggiornati sono immediatamente messi a disposizione degli uffici e del personale di competenza, inoltre il mantenimento del modello può essere delegato ad utenti specifici.
  • I campi vengono compilati automaticamente a partire dai campi della scheda documentale.
  • Il percorso operativo, autorizzativo o di completamento delle informazioni può essere inserito in un flusso.

Ricerca

È possibile effettuare all’interno di ARXivar la ricerca dei documenti, in modo facile e veloce. È possibile eseguire le ricerche su tutti i campi di profilo del documento, sulle note allegate ai documenti o su dati anagrafici del mittente o del destinatario.

  • Ricerca su OGNI campo disponibile nella scheda documentale
  • Personalizzazione della griglia dei risultati della ricerca
  • Semplificare e velocizzare le operazioni di ricerca permettendo di salvare le più frequenti
  • Creare viste personalizzate per classi di utenti con campi di ricerca mirati alle esigenze
  • Gli utenti possono salvare le ricerche da loro più utilizzate e creare un collegamento sul desktop migliorando la produttività
  • Ampliare le possibilità ricercando direttamente DENTRO i documenti
  • Sia i documenti informatici (mail, office, pdf, allegati) sia nei documenti cartacei utilizzando il potente motore OCR
  • Permette di affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati ed è disponibile in moltissime lingue

Fascicolazione e pratiche

  • Organizzare i documenti in una struttura alberata che si compone automaticamente in base alle regole aziendali
  • Gestire le commesse con uno strumento dedicato e flessibile
  • Organizzazione documenti in fascicoli e pratiche

Fascicolazione

  • Infiniti livelli di fascicolazione
  • Fascicolazione automatica con chiavi strutturate
  • Riservatezza dei fascicoli e dei documenti contenuti
  • Possibilità di creare fascicoli personali o impostare regole particolari

Pratiche

  • Infinite strutture personalizzabili
  • Infiniti campi personalizzabili per la profilazione della pratica

Relazioni e associazioni

  • Ogni documento può essere collegato manualmente dall’utente o automaticamente in base ad informazioni esterne (ad es. ERP)
  • È possibile creare regole di relazione direttamente da step di workflow
  • Relazioni tra documenti
  • Ogni documento può far parte liberamente di più associazioni o relazioni

Associazioni

  • Collegamento di tipo orizzontale

Relazioni

  • Collegamento di tipo padre-figlio su livelli multipli
  • Attraverso il Servizio Collegamenti è possibile importare direttamente le relazioni tra i documenti dalle informazioni presenti su software esterni tramite query specifiche

Funzioni aggiuntive

  • CD Reader: possibilità di creare un archivio autoconsultante a partire da qualsiasi ricerca o visualizzazione di ARXivar
  • Esportazione in formato csv e stampa dei risultati di ricerca
  • Firma digitale e strumenti di verifica dei certificati direttamente accessibili dall’interaccia di ARXivar senza dover ricorrere a strumenti esterni
  • Modifica di massa sui dati di profilo
  • Gestione dei permessi sul singolo documento: è possibile permettere l’accesso al documento ad utenti e/o gruppi che rispetto alle normali riservatezze non ne avrebbero i diritti
  • Pannello di anteprima per i principali formati

ARXLink

ARX-LINK consente di inviare documenti tramite e-mail in una forma avanzata. Il documento, infatti, non viene allegato alla mail in formato DOC o PDF ma incorporato in un LINK http o https. Cliccando sul link l’utente verrà reindirizzato su una landing page, customizzata in base agli standard stilitici dell’azienda e generata da ARX-link, da cui poter scaricare i documenti inviati. Contestualmente, ARX-Link avvierà una serie di controlli sul numero di aperture delle email, riprogrammerà un nuovo invio per coloro che non l’hanno aperta o che non hanno cliccato sul link e attiverà specifici workflow per avviare ulteriori attività quali: recall personalizzato, rischedulazione di una nuova promozione ecc. ARX-Link permette inoltre una programmazione “temporale” e “quantitativa” del mailing. E’ possibile, ad esempio, rendere il link attivo solo per un determinato periodo di tempo o per un determinato numero di aperture, esaurito il quale dal link non sarà più possibile scaricare il documento.
ARX-LINK permette, quindi, di alleggerire il contenuto delle mail ma anche di:

  • avere un report delle aperture degli allegati tramite il link
  • rinviare automaticamente la mail nel caso in cui l’allegato non sia stato aperto
  • avviare procedure interne (es: recall) nel caso in cui l’allegato e le mail siano state aperte.

ARX-link costituisce uno strumento indispensabile nella corrispondenza quotidiana con fornitori e clienti ed un valido aiuto nella gestione delle attività di marketing

ARXivar MobileOffice

  • La soluzione ARXivar MobileOffice non solo permette di accedere alle informazioni aziendali da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo, ma dà agli utenti la possibilità di comunicare, approvare attività, inviare richieste e ricevere notifiche. Il tutto attraverso un’ interfaccia semplice ed intuitiva, studiata per navigare con il semplice tocco delle dita, utilizzabile con qualsiasi piattaforma, Android, IOS, Windows 8 e Blakberry.
  • Più mobilità dunque, a cui si abbina una grande usabilità dei singoli processi. L’accesso mobile, infatti, non pregiudica le capacità del workflow ARXivar, al contrario, l’applicazione mobile permette la consultazione attraverso viste personalizzabili, la profilazione tramite maschere e modelli, la fascicolazione e navigazione dei contenuti e la consultazione ed avanzamento dei task.
  • Grazie ad ARXivar MobileOffice il patrimonio più importante delle aziende, le informazioni e i documenti aziendali, non sono più legati alla postazione fissa dell’ufficio, ma accessibile in ogni luogo e in ogni momento dal proprio device mobile.

ARXDrive

  • ARXdrive è la suite di file hosting che permette la condivisione e la sincronizzazione dei documenti aziendali, accessibile da portatile, device mobile o web.
  • ARXdrive ridefinisce l’esperienza utente nella fruizione e condivisione dei contenuti aziendali, offrendo un servizio di file hosting sicuro che ricalca la facilità d’uso di dropbox ma che assicura il controllo sui documenti e la possibilità di inserirli in un flusso di workflow tipici di ARXivar.
  • La caratteristica fondamentale di ARXdrive è la sua semplicità d’uso. Senza accedere all’ARXivar aziendale, l’utente ha a disposizione una cartella sincronizzata dove hostare tutti i documenti aziendali utili al proprio lavoro, salvandoli automaticamente sia sulla propria cartella che nell’ARXivar aziendale in caso di modifiche.
  • ARXdrive permette di avere sempre con sé i documenti aziendali ma soprattutto di modificarli, di visualizzare tutte le revisioni apportate al documento da altri utenti, recuperare versioni precedenti, modificare il documento anche off line e sincronizzare la nuova versione una volta tornati on line, accedere gli allegati del documento, alle note e a tutte le funzioni tipiche della gestione documentale di ARXivar senza avere ARXivar.

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