Conservazione sostitutiva

Basta accumulare tonnellate di carta in archivio… oggi si può evitare!

La conservazione sostitutiva con ARXivar

L

a conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire la validità legale di documenti fiscali nel tempo su supporto digitale. Oltre al risparmio legato alla stampa, stoccaggio e archiviazioni ne abbiamo un altro notevolmente superiore legato alla conservazione per più anni dei documenti cartacei.
La conservazione sostitutiva ha quindi reso legale l’utilizzo di supporti informatici in alternativa a quelli cartacei.

Eliminazione carta … ma non solo

Con la conservazione sostitutiva di ARXivar potrete eliminare la carta (e il grande spazio che essa occupa!) mantenendo i vostri documenti in forma elettronica. In molti casi non si passa più neppure per la carta ma si conserva direttamente un documento generato dal gestionale o ricevuto in formato elettronico. Un beneficio ancora maggiore è dato dalla possibilità di ricercare e consultare i documenti archiviati senza spreco di tempo e senza allontanarsi dalla propria scrivania!

Processo inarrestabile

Il processo di digitalizzazione ha negli ultimi anni riscontrato sempre più interesse ad ogni livello organizzativo, basti pensare che anche le amministrazioni pubbliche sono in prima fila nel perseguire questo traguardo fino a coinvolgere direttamente i propri fornitori e clienti con l’obbligo della fatturazione elettronica.

Competenza

La competenza nella gestione della conservazione sostitutiva è stato sempre un punto fermo nello sviluppo di Arxivar scegliendo partnership con interlocutori non solo competenti e all’avanguardia in questo settore ma spesso anche punti di riferimento per lo stesso legislatore (Polimi)

Experta è un partner autorizzato e certificato di ARXivar con numerose installazioni già realizzate in Italia

Le fasi della conservazione sostitutiva con ARXivar

Archiviazione

Attraverso procedimenti semplici e automatici si archiviano in ARXvar tutti i documenti fiscali e non che l’azienda decide di gestire in conservazione. Quasi tutti i documenti che il legislatore obbliga a conservare per 5 o addirittura 10 anni possono essere conservati anche solo digitalmente eliminando per sempre l’onere della gestione cartacea.

Per comprendere meglio l’estensione di questo campo di applicazione, di seguito forniamo un elenco indicativo dei documenti che le normative vigenti consentono di conservare in formato digitale:

  • Fatture di vendita
  • Corrispettivi e registri fatture emesse
  • Fatture di acquisto
  • Documenti di Trasporto (DDT)
  • Registri IVA
  • Libro giornale
  • Libro degli inventari
  • Scritture ausiliarie di magazzino
  • Registro dei beni ammortizzabili
  • Libro Unico del Lavoro (LUL)
  • Certificato unico dipendente (CUD)
  • Bilanci
  • Modelli F24, F23
  • I libri soci
  • I libri delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, del comitato esecutivo e degli obbligazionisti
  • Modelli 770

Conservazione

Per fare in modo che un documento archiviato in formato digitale diventi a tutti gli effetti opponibile in fase di accertamento e dunque sia conservato nel rispetto delle normative occorrono due elementi che Arxivar permette di gestire al proprio interno:

  • Firma digitale qualificata
  • Marcatura temporale

Firma digitale qualificata

E’una firma elettronica basata su un certificato qualificato e su una procedura che permetta di identificare in modo univoco il titolare, attraverso mezzi di cui il firmatario deve detenere il controllo esclusivo ed eseguita con dispositivo sicuro.

Marcatura temporale

Evidenza informatica e dunque una ulteriore firma digitale posta da un’entità esterna (Ente Certificatore TSA), contenente l’ora e data in cui è stata generata. E’ opponibile a terzi come il tradizionale timbro postale. Per eseguire il processo di conservazione sostitutiva ARXivar consente di selezionare gruppi di file ed eseguire su di essi massivamente la firma digitale ed applicare la marca temporale o al singolo documento (richiesto per registri IVA e libro giornale) oppure una sola per un gruppo di documenti (fatture relative ad un certo periodo).

I vantaggi della conservazione sostitutiva

  • Riduzione degli spazi dedicati all'archivio dei documenti
  • Riduzione dei costi di gestione dei documenti per stampa, duplicazione e distribuiti alle persone interessate
  • Riduzione del tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive
  • Maggiore rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute
  • Riduzione/eliminazione dei costi e dei tempi di distribuzione dei documenti
  • Generale miglioramento dell'efficienza e dell'organizzazione e riduzione del numero di persone dedicate al processo.
  • Ottimizzazione dei processi aziendali
  • Miglioramento dell'immagine in termini di efficienza, modernità, rapidità, disponibilità e organizzazione

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